El uso correcto del email en el trabajo
es un tema tan amplio para escribir un libro. Por una parte, supone un gran
avance del que todos nos beneficiamos: agiliza las comunicaciones, permite que
estemos actualizados, y es además una herramienta muy completa a la que se
saca mucho partido en cualquier organización. Sin embargo, como contrapartida
es considerado uno de las distracciones principales por
su capacidad para hacernos perder el enfoque.
1. Escribe correos cortos: ¡Usar el teléfono! Si una llamada de 5 minutos puede
resolver un asunto, invertir una hora en redactar el correo tratándolo es
una pérdida de tiempo.
2. Evita usar confirmaciones de
apertura Si el asunto es importante es
mejor tratarlo de frente. El correo es una herramienta y no sustituye a las
personas.
3. Cuestiona siempre si el correo
es la mejor vía. Piensa tres veces (DE VERDAD, HAZLO) antes de tratar un tema
por correo. Evalúa si no es mejor tratarlo por teléfono, por mensajero
instantáneo o en una reunión informal cara a cara, antes de ponerte a escribir.
4. Mantiene los archivos adjuntos
a un máximo de 2 a 3 MB. Sólo adjunta los archivos cuando es
estrictamente necesario, especialmente cuando es un correo dirigido a varias
personas. Existen métodos alternos para compartirlos.
5. Sólo copia a los involucrados.
A veces es más sencillo resolver
un asunto entre dos personas sin involucrar a terceros. Copia a otros cuando
así se te haya solicitado o cuando se trata de una minuta después
6. Archiva los correos con más de
6 meses de antigüedad. Una buena práctica es crear
carpetas para cada año y archivar allí los correos antiguos.
7. Procura no usar tu correo de
la empresa para asuntos personales. Es mejor que uses gmail, hotmail
o Yahoo para esos correos.
8. Resiste la tentación de poner
“reply to all” cuando no es necesario.
Si la respuesta atañe solamente
al remitente respóndele sólo a él. No es necesario copiar a todos con cada
“OK”.
9. Evita caer en un ping-pong de
correos.
Cuando van y regresan respuestas
sobre el mismo asunto, uno se pregunta si no hay una mejor vía. Ten en cuenta
la recomendación 3 y busca otro medio para resolverlo.
10. Ten cuidado al comentar en el
cuerpo del mensaje del remitente.
Si bien puede ser muy útil para
responder a un correo de bullets. Cuando más de una persona comentan en el
cuerpo del mensaje original puede volverse muy confuso. Si vas a trabajar sobre
un documento en forma participativa usen otros métodos, desde un
"wiki", hasta un documento en "word" con control de
cambios.
El otro día un colega me
decía;
- "Es que recibo muchos
emails, y no tengo el tiempo para contestarlos", le conteste: -
" Envía menos emails , usa mas el teléfono, y veras que ya no tendrás ese
problema..."
REFERENCIAS:
Muy bueno!
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